【備忘録】戸籍謄本を郵送で請求する方法

備忘録

 とある事情で戸籍謄本が必要になったが、地元の役所まで行くのは億劫なので郵送で取り寄せることにした。

 そこそこ準備が必要だったため、次回請求する際に備えて、請求方法を備忘録として記録しておく。

 なお、他の役所でも郵送での請求には対応しているだろうし、基本的な流れは同じだろうから、本記事を参考にする際はご自身の役所のホームページも合わせて参照しながら準備を進めていけばよいだろう。


方法は2通り。

 戸籍謄本を発行するためには発行手数料を支払う必要があるが、何を使って支払うかで準備するものが違ってくる。

 とは言っても何通りもあるわけではなく、大体は下の2つのどっちかになる。

定額小為替証書で支払う場合
現金で支払う場合

 以下、それぞれの場合について詳しく見ていく。

定額小為替証書で手数料を支払う場合

 まずは定額小為替証書で手数料を支払う場合だ。
 準備するものは下記の通り。

手数料を定額小為替証明書で支払う場合の準備物

・請求書
・本人確認書類のコピー

・返信用封筒
・定額小為替証書(発行する書類の手数料分)

・送付用封筒

 まずは請求書
 ここに必要事項を記入し、役所に送付する。
 これは役所のホームページに飛べばダウンロードできるだろう。
 ただし、ちゃんと「郵送用」の請求書であることは確認しておいた方が良い。

 

 続いて本人確認書類のコピー
 大概は運転免許証の両面コピーで事足りる(私はこれにした)。
 他に何が本人確認書類として認められているかは、役所のホームページに記載されているだろう。

 

 次に返信用封筒
 役所で発行された書類はこれに入れられて自分宛てに郵送される。
 よって、返信用封筒には自分の住所と氏名を書き、切手を予め貼っておく。
 切手の料金は封筒の大きさに依るが、大体は下記の2通りになると思う。

返信用封筒に貼る切手の料金

長径3号封筒(定形郵便)の場合 ⇒ 84円(速達の場合は速達料金290円をプラスして374円)
角型2号封筒(定形外郵便)の場合 ⇒ 120円(速達の場合は速達料金290円をプラスして410円)

 戸籍謄本に折り目がついても問題ない場合は長径3号封筒、折り目がついてほしくない場合は角型2号封筒を使うと良い。
 ただし、戸籍謄本以外の書類も請求する場合は、その書類分重くなるため上記の金額では不足する可能性があるので注意。
 だいたいの目安として、長径3号の84円でA4用紙4枚、角型2号の120円でA4用紙5枚である。

 

 次に定額小為替証書
 これは戸籍謄本の発行手数料分用意しておく。
 もし戸籍謄本以外の書類を請求する場合は、その書類の手数料を加算した定額小為替証明書を準備すればよい。
 さてこの定額小為替証書、購入するにはゆうちょ銀行か郵便局の貯金窓口に行かなければならないのだが、これらが開いているのは平日のみ。
 つまり、定額小為替証書は平日でしか購入できない
 平日出勤の会社員がこれを手に入れるには、平日に有休を取得するか、シフト出勤にするかしなければならないのだ。
 独り言だが、正直この融通の利かなさには辟易としている(せめてコンビニとかで買えるようになればいいのだが…)。

 

 そして最後に、送付用封筒に上記の書類を全て入れて郵送すれば終了だ。
 種類は通常の封筒(長径3号)を使い、書類を三つ折りで入れればよい。
 切手は、上記の目安で考えれば84円で問題ないと思う。

 

 さて先ほど少しぼやいたが、手数料である定額小為替証書は平日にしか購入できない。
 しかし、有休を取る暇などなかったり、緊急を要する場合もあると思う。
 そういった場合の別の請求方法として、手数料を現金で支払う方法が大概は認められている。
 現に私自身は、この現金を使う方法で請求した。
 次章では、その現金で手数料を支払う場合について詳しく見ていく。

現金で手数料を支払う場合

 手数料を現金で支払う場合、準備するものは下記のようになる。

手数料を現金で支払う場合の準備物

・請求書
・本人確認書類のコピー

・返信用封筒
・現金(発行する書類の手数料分)
・現金書留用封筒

 赤い太字で記した部分が、定額小為替証書を使う場合とで異なる部分だ。

 請求書、本人確認書類のコピー、返信用封筒は先の定額小為替証書を使う場合と同じ。

 現金は、そのまま現金だ。
 発行する書類の種類と枚数に応じて手数料を現金で準備する。
 なお、郵送する際の重量が大きくならないよう、使う硬貨の枚数は少なくしておく方がよい。
 例えば50円を用意する場合、10円玉5枚ではなく、50円玉1枚にするといった具合だ。
 また余計かもしれないが、私は銀行の封筒を現金用の封筒として用意し、そこに現金をまとめて入れたものを送付用の封筒に入れた。

 そして、送付用封筒として現金書留用封筒を使って郵送する。
 購入、発送はゆうゆう窓口でできるので、発送は休日でも可能だ。
 郵便局の窓口(ゆうゆう窓口でも可)で購入し、発送するまでの手順は下記の通り。

① 封筒を購入する。
 種類は定形郵便封筒と定形外郵便封筒の2種類あるが、定形郵便封筒で問題ない。
② 封筒表面に必要事項を記入する。

 送り先の住所、宛名、電話番号と自分の住所、氏名、電話番号を記入する。
③ 中袋に送付物を入れる。
 先に言っておくと、定形サイズの現金書留用封筒は長径3号封筒よりサイズが若干小さく、A4用紙3つ折りでは中に入らない。
 そのため私は、A4用紙は4つ折りで入れ、返信用封筒も中に入るサイズになるまで折って入れた。
 現金は上記の通り現金用封筒に入れたものをたたんで封筒に入れた。
④ 封をし、封じ目に割り印または署名する。
 封の仕方が少々面倒だが、封筒にやり方が書いてある。
⑤ 窓口にて計量してもらい、料金を支払って発送してもらう。

 私は土曜日にゆうゆう窓口で現金書留で請求書を郵送した。
 請求書の郵送では速達を使わなかったが、返信用封筒は速達にしたため、火曜日には戸籍謄本が届いた。
 中には戸籍謄本と、現金を受領したことを証明する領収書が一緒に入っていた。

終わりに

 こういった公共機関を使った申請関係は数年に1度やってきたが、その度に手順を色々なサイトで調べるのが面倒だった。

 今後も何かしらの申請の機会にこういった記事を作っていき、自分のサイトを調べれば一通りの手順がわかるようになっていけばより便利になると思う。

 定額小為替証書、平日休みが取れたときにまとめ買いでもしておくかな。

 

 END

 


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